Manuell vs. automatisiert: Was lohnt sich bei der Angebotserstellung wirklich?

Wie klassische Angebotserstellung funktioniert

Die Angebotserstellung ist ein zentraler Bestandteil des Vertriebs – und dennoch in vielen Unternehmen immer noch Handarbeit.

Word-Vorlagen, Excel-Tabellen, Copy & Paste.

Was auf den ersten Blick effizient erscheint, kostet im Alltag wertvolle Zeit und führt häufig zu Fehlern.

Gleichzeitig ermöglichen moderne Systeme eine nahezu vollautomatische Erstellung von Angeboten – inklusive Preislogik, Layout und Datenintegration.

Aber wann lohnt sich der Umstieg wirklich?

Wie klassische Angebotserstellung abläuft

In vielen Betrieben läuft die Angebotserstellung seit Jahren gleich ab:

• Kundendaten manuell eintragen
• Preise aus alten Angeboten kopieren
• Produkttexte anpassen
• PDF exportieren, manuell verschicken

Dieser Prozess ist vertraut, aber fehleranfällig. Kleine Änderungen – ein neuer Preis, ein geänderter Rabatt oder ein anderer Ansprechpartner – können leicht übersehen werden.

Manuelle Prozesse geben Flexibilität, kosten aber Zeit und erzeugen Intransparenz.

Die Grenzen manueller Prozesse

• Hoher Zeitaufwand: Jede Angebotsänderung bedeutet Nacharbeit.
• Fehleranfälligkeit: Veraltete Daten, Zahlendreher oder falsche Rabatte schleichen sich ein.
• Uneinheitliches Erscheinungsbild: Unterschiedliche Vorlagen führen zu inkonsistentem Markenauftritt.
• Fehlende Nachvollziehbarkeit: Es ist oft unklar, wer wann welche Version erstellt hat.

➡️ Weiterlesen: Was ist automatisierte Angebotserstellung – und warum sie wichtig ist

Die Vorteile der Automatisierung

Automatisierte Angebotserstellung ersetzt manuelle Arbeitsschritte durch vordefinierte Regeln, aktuelle Daten und einheitliche Vorlagen.

• Kundendaten werden direkt aus dem CRM übernommen.
• Preise und Artikel sind automatisch aktuell.
• Das Design bleibt immer konsistent.
• Angebote lassen sich in wenigen Minuten generieren.

Die Folge: mehr Professionalität, weniger Aufwand – und zufriedene Kunden.

➡️ Mehr erfahren: Funktionen des &act Angebotsassistenten

Vergleich: Manuell vs. automatisiert

Automatisierung bedeutet nicht, dass Individualität verloren geht – sie sorgt lediglich dafür, dass Standardangebote schneller und sicherer erstellt werden.

Wann lohnt sich der Umstieg?

Wenn Ihr Vertrieb regelmäßig ähnliche Angebote erstellt, ist Automatisierung keine Frage ob, sondern wann.

Typische Anzeichen:

• Angebote werden oft verspätet versendet
• Mitarbeiter verbringen mehr Zeit mit Formatieren als mit Verkaufen
• Preislisten und Produktdaten sind schwer aktuell zu halten

Schon bei 20 bis 30 Angeboten pro Woche amortisiert sich der Umstieg schnell – vor allem, wenn CRM- und ERP-Systeme angebunden sind.

Fazit

Manuelle Angebotserstellung mag vertraut sein – aber sie ist teuer, langsam und riskant.

Automatisierte Systeme wie &act schaffen hier Abhilfe: Sie erzeugen in Minuten professionelle, fehlerfreie und CI-konforme Angebote.

Damit bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: Ihre Kunden.

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FAQ

Welche Unternehmen profitieren von automatisierter Angebotserstellung?
Besonders Unternehmen mit wiederkehrenden Angeboten – etwa im Großhandel, in der Produktion oder bei Dienstleistern.

Kann ich auch individuelle Angebote automatisieren?
Ja. Die Automatisierung übernimmt das Layout und die Datenübernahme, individuelle Anpassungen sind dennoch möglich.

Wie lange dauert die Einführung?
Je nach System zwischen wenigen Tagen und zwei Wochen.

Was kostet eine Lösung wie &act?
Mehr dazu erfahren Sie auf unserer Preisseite.