Wie &act Ihre Anfragen bearbeitet
Unser Angebotsassistent übernimmt die Arbeit: E-Mails, Nachrichten und Dokumente lesen, Angebote entwerfen, bei fehlenden Details nachfragen — und alles direkt ins ERP übertragen.
Was &act übernimmt
Vom Eingang bis zum ERP-Eintrag — vollständig automatisiert, jederzeit unter Ihrer Kontrolle.
Versteht jeden Eingangskanal
E-Mail, Messenger oder Sprachnachricht — &act liest und versteht Anfragen unabhängig vom Format. Auch Anhänge wie PDFs, Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien, Bilder und CAD-Zeichnungen werden automatisch ausgelesen und verstanden.
Volle Kontrolle durch Regelsets
Sie definieren Regeln für Margen, Pflichtfelder und Konditionen. &act validiert jeden Angebotsentwurf gegen diese Vorgaben — nichts geht raus, was nicht passt.
Fragt nach, wenn etwas fehlt
Fehlt Menge, Spezifikation oder Liefertermin, stellt &act automatisch gezielte Rückfragen an den Kunden — bevor der Angebotsentwurf überhaupt beginnt.
Denkt den Auftrag zu Ende
&act erkennt, was zum Auftrag gehört: Frachtkosten, Montageleistungen, Zubehör — alles wird automatisch ergänzt, nicht nur die angefragten Artikel.
Direkte ERP-Synchronisation
Jedes freigegebene Angebot wird automatisch ins ERP übertragen — Positionen, Preise und Konditionen 1:1, ohne manuelles Nachpflegen.
Hosting in Europa
Alle Daten bleiben in der EU. &act läuft auf Servern in Frankfurt — DSGVO-konform, kein Datentransfer in Drittländer.
So läuft es in der Praxis
Ein vollständiges Beispiel — vom E-Mail-Eingang bis zum versendeten Angebot.
1. Anfrage lesen
&act liest unstrukturierte Kundenanfragen aus E-Mail, Messenger oder Sprachnachricht und erkennt Kunde, Absicht, Liefertermin und Anfrage-Inhalt automatisch.
- Erkennt Bestandskunden anhand Mail-Adresse, Domain oder Kundennummer
- Extrahiert Mengen, technische Anforderungen, Liefertermine
- Stellt automatisch Rückfragen, wenn Mengen, Spezifikationen oder Lieferdatum fehlen
- Reicht Anfrage an den richtigen Innendienst-Sachbearbeiter weiter
Eingehende Anfrage
Wir benötigen ein Angebot für 20 Hallenleuchten, IP65, ca. 5.000 Lumen, dimmbar für unsere Produktionshalle. Lieferung möglichst in KW 24.
Markus Weber
Industrial Solutions GmbH
2. SKU & Variante identifizieren
Aus zehntausenden SKUs identifiziert &act die passenden Artikel inkl. Variante und sinnvollem Zubehör — auf Basis Ihrer PIM-Daten und historischer Angebote.
- Variantenkonfiguration anhand technischer Anforderungen (Lumen, IP-Klasse, Spannung, …)
- Vorschläge für Zubehör aus historischen Angeboten
- Verfügbarkeit und Lieferzeit aus dem ERP gezogen
Variante & Konfiguration
3. Preis & Konditionen
&act ermittelt den korrekten Preis: Listenpreis aus dem ERP, Kundenrabatt, Mengenstaffel, Projektkondition. Ohne Excel-Workaround.
- Konditionssystem 1:1 aus dem ERP übernommen
- Mengenstaffeln und Projektpreise korrekt angewandt
- Sonderkonditionen aus historischen Angeboten als Vorschlag
Angebotsentwurf
4. Angebot ins Template
&act formatiert das Angebot in Ihr Template, legt Datenblätter und Konformitätserklärungen bei und entwirft die Antwort-E-Mail im Sprachstil Ihres Hauses.
- PDF im Unternehmens-CI, Datenblatt-Anhänge
- Konformitätserklärungen (CE / VDE / ENEC / UL) automatisch beigefügt
- Antworttext im Sprachstil bisheriger Angebote
Antwort-E-Mail + PDF
5. Prüfen, freigeben & senden
&act validiert jeden Entwurf gegen Ihre Regelsets. Der Innendienst prüft, bearbeitet bei Bedarf und sendet mit einem Klick. Vollständiger Audit-Trail.
- Validiert jeden Entwurf gegen vertriebsdefinierte Regeln (Rabattgrenzen, Pflichtfelder, Konsistenzprüfungen)
- Innendienst hat die letzte Entscheidung über jedes Angebot
- Korrekturen fließen in das Modell zurück
- Vollständige Nachvollziehbarkeit pro Angebot
Innendienst-Freigabe
6. Angebot ins ERP synchronisieren
&act überträgt jedes freigegebene Angebot automatisch ins ERP — Angebotsnummer, Positionen, Preise und Konditionen werden direkt geschrieben. Kein manuelles Nachpflegen.
- Automatische Übertragung nach Freigabe durch den Innendienst
- Positionen, Preise und Konditionen 1:1 aus dem Angebot übernommen
- Kein manuelles Nachpflegen im ERP notwendig
- Vollständiger Audit-Trail: Angebot, Freigabe, ERP-Buchung
SAP-Eintrag
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